Yellowshape

Mailbox organiseren

Je mailbox organiseren: enkele tips


Je mailbox organiseren is geen sinecure. Al zeker als je een leidinggevende of zaakvoerder bent. In deze blog lees je daarom enkele handige tips om je mailbox te structureren en het aantal binnenkomende mails te beperken.

 

  1. Zet notificaties uit

Volgens universitair onderzoek doet een mens er ongeveer 64 seconden over om na een inkomende mail weer geconcentreerd aan het werk te gaan. Voor jouw productiviteit is het dus beter om de notificaties van je mails uit te schakelen en een vast check-momentje in te plannen.

 

  1. Gebruik mappen, regels en filters

Puilt jouw inbox uit van de nieuwsbrieven en andere nutteloze e-mails? Dan kan je in Outlook en ook alle andere mailprogramma’s een regel instellen om zulke mails onmiddellijk te klasseren in een spam-map.

En over mappen gesproken: het gebruik van mappen is ideaal om structuur te brengen in je mailbox. Zo kan je bijvoorbeeld per klant een map aanmaken. Wanneer een inkomende mail behandeld is, kan je die verslepen naar de map waar hij thuishoort. Zo beperk je het aantal mails in je inbox en vind je later makkelijk alles terug.

 

  1. Bekijk elke mail één keer

Heb je iedere dag een vast moment ingepland om je mails te checken? Lees iedere mail dan maximaal één keer en beantwoord hem onmiddellijk na het lezen. Heb je toch wat meer bedenktijd nodig om een antwoord te formuleren? Sla je eerste idee dan op in ‘concepten’ en werk het later af.

 

  1. Beperk cc

Vraag aan je collega’s, klanten en zakelijke relaties om jou alleen in cc te zetten wanneer jouw aandacht echt vereist is. Zo ben je niet bij elke mail vanaf de zijlijn betrokken en kan je het aantal inkomende mails doen dalen.

Maak jouw zakelijke contacten wel duidelijk dat als er actie van jouw kant vereist is, ze jouw mailadres in ‘Aan’ moeten zetten, niet in cc.

 

  1. Verstuur strategisch

De regel is doorgaans: van een mail komt een mail. Als je jouw mails wilt verwerken en je inbox wat wilt verkleinen, hou er dan rekening mee dat er vaak een wederantwoord komt. Verstuur dus enkel een mail wanneer het écht nodig is.

Start nooit een discussie in een mail. Je belandt anders in een eindeloze kettingmail. Het is efficiënter om een discussie uit te praten van mens tot mens of telefonisch te voeren. Ook is het nutteloos om zomaar wat mails te sturen naar klanten of meerderen om te bewijzen dat je ‘aan het werk’ bent. 

 

Werk nu samen met Yellowshape voor nieuwsbrieven of online marketing!

Alle communicatie met je klanten gebeurt vandaag de dag digitaal. Denk maar het versturen van nieuwsbrieven of online marketing. Werk nu samen met Yellowshape, een ervaren digital agency uit Deurne, gespecialiseerd in online marketing, webontwikkeling en applicaties. Contacteer ons nu!